業務資料の整理方法

業務に関する資料がなかなか整理できず、必要な時に必要な資料を探し出せない、という方もいるのではないでしょうか。私なりに整理方法を考えてみましたのでよろしければ参考にしてください。

グループ化

まずは「何の案件なのか」というグループに分けます。一度にひとつの案件だけを進める場合もあるでしょうし、複数の案件を同時に進めることもあるでしょう。いずれにせよ、どの案件なのかというのは重要かと思いますので、まずはそのくくりで分けます。

各案件の中でもたくさんの書類（文書だけでなく図表、図面、写真、ソースコードなども含めるものとします）があれば、それらもさらにグループ分けをします。

私が従事した設計業務を例にしますと「製品」単位でまずグループ分けを行い、その中で「設計変更」「各種検討」「参考資料」などというグループに分かれていきます。「設計変更」は同じ製品に対して１００回以上も行われるのが普通でしたので、製造現場に設計変更を知らせる「設計変更通知書」単位でもグループ分けを行っていました。

社内でのお知らせや教育資料といった特定の「製品」に属さない資料もありましたが、これらは製品とは別のグループを作って整理していました。

製造や整備の現場で、用途別に工具を整理して置いておくと便利なのと同じです。

番号付け

グループ分けが出来たらそれぞれのグループや書類に番号を付けます。番号の付け方は職場によってルールが決められていればそれに従います。特に他部署や外部とやり取りする書類には番号付けのルールが決められていることが多いかと思います。

案件に対しては、自分が担当した順に１番から番号をつけていました。同様にその中にあるサブグループにも１番から順番に番号をつけていました。同じような案件についてはその中のサブグループの番号も統一しておくとよいかもしれません。私の場合は設計案件に対して１番を「設計変更」、２番を「各種検討」、９番を「参考資料」などと設定していました。

ちなみに「設計変更通知書」は職場で番号の付け方（２０２５年の一番最初だったらＥＲ０７０００１のような感じ）が決まっていましたので、それに対応して作った書類のグループにも同じ番号をつけていました。

似たような案件や書類があると取り違えを起こすリスクがありますが、ひとつひとつ違う番号をつけておけばその心配はなくなります。自動車のナンバープレートや電車の車両番号などと同じですね。